Viel Planen, viel Organisieren, viel Telefonieren - das ist vielleicht das Erste, was einem in den Sinn kommt, wenn man an den Beruf der Veranstaltungskauffrau/des Veranstaltungskaufmanns denkt. Doch das ist nur die eine Seite. Die andere Seite ist die Betreuung des Aufbaus und des Veranstaltungstages selbst: Klappt alles?
Und vor allem: Was funktioniert nicht? Was muss überdacht werden? Was erfordert neue, kreative Lösungen?
Das sind auch die Gedanken unserer Projektleiter*innen Nadja Krumpen und Robin Stupp. In der vergangenen Woche fanden im Eurogress gleich zwei mehrtägige Kongresse statt, die "Fuel Science Conference" der RWTH Aachen und der "Baukongress" der FAZ. Damit war das gesamte Haus ausgebucht. Der Brüssel Saal, der Europa Saal und auch die Konferenzräume des Eurogress wurden von unseren Technikern und Hallenmitarbeitern für die kommenden Gäste vorbereitet und unser Exklusiv-Caterer lemonpie sorgte für das Catering. Und auch für unsere Projektleiter*innen kam nach monatelanger Vorbereitung der Events nun die letzte Disziplin: die finale Abstimmung der Veranstaltung mit dem Kunden, letzte spontane Äderungen und die Betreuung der Veranstaltung.
Aber warum machen wir unseren Job eigentlich so gerne? „Viele Veranstaltungen wiederholen sich und sind doch nie gleich“, so Projektleiter Robin Stupp. Die Abwechslung und die vielen unterschiedlichen Menschen, mit denen er zusammenarbeiten darf und muss, machen seinen Job aus. Mit Kunden und Gästen habe man schon in der Vorbereitung und am Tag der Veranstaltung viel Kontakt - das sorge immer wieder für frischen Wind. Auch die kreative Umsetzung von Kundenideen erfordere viel Flexibilität. Man müsse dann auch viel kommunizieren - also zum Beispiel mit Techniker*innen oder Hallenmitarbeiter*innen- und sich untereinander abstimmen, damit am Ende alles reibungslos abläuft. „Man hat viel Kundenkontakt, was ich toll finde, aber man ist auch eng im Austausch mit dem gesamten Eurogress-Team“, sagt Projektleiterin Nadja Krumpen. Gerade das dynamische Umfeld in ihrem Beruf begeistere sie. Interne Absprachen, Besprechungen, Updates - all das findet viel öfter statt, als man denkt", so Krumpen. Auch die Absprache und Einweisung von Dienstleister*innen, Messebauunternehmen oder Hostessen und Hosts, gehöre zum Job dazu.
Krumpen betont, dass für eine gelungene Veranstaltung alle Gewerke Hand in Hand gehen müssen. Genauso wichtig wie die Koordination der Veranstaltung sei die Betreuung der Veranstaltung von Anfang bis Ende durch Techniker*innen, der Ton- und Bildtechnik. Auch die nächtliche Hausreinigung oder der Nachtaufbau sind wesentliche Bestandteile des Eventmanagements. „Das sind Abläufe, die man als Gast nicht mitbekommt und an die man nicht denkt, die aber natürlich auch dazugehören“, ist Krumpen überzeugt.
Wenn zwei Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden, wie es bei der „Fuel Science Conference“ und dem „Baukongress“ der Fall ist, ist auch hier ein besonderes Maß an Kommunikation erforderlich. So müssen z.B. die Teilnehmenden der verschiedenen Veranstaltungen so koordiniert werden, dass sich die Veranstaltungen und ihre Laufwege nicht überschneiden. Und es gilt, mit dem eigenen Equipment und Personal zu haushalten. „Die Absprachen unter den Projektleiter*innen sind dann umso intensiver“, so Krumpen. So behalten alle den Überblick.
Herausforderungen gebe es auch, so Stupp. Die kommen automatisch bei jeder Veranstaltung - als Projektleiter*in gilt es, spontane Kundenwünsche umzusetzen, technische Anforderungen zu erfüllen und in diesem Rahmen mit allen Abteilungen zu kommunizieren und Abläufe neu zu koordinieren. „Solche Herausforderungen sind aber auch das, was ich an meinem Job so liebe“, erklärt Projektleiterin Nadja Krumpen. Die vielen Herausforderungen und Überraschungen machen jeden Tag anders und erfordern Kreativität und Spontanität. Vom plötzlichen Schneesturm bis zur Dampfwalzenanlieferung ist alles dabei. Als „Chef vom Dienst“, also als Ansprechpartner während der Veranstaltung, werden auch immer wieder "kleine Brände gelöscht“. Da ist dann auch mal Anpacken gefragt. „Man ist eben kein normaler Büroangestellter, sondern auch bei Veranstaltungen dabei“, betont Stupp begeistert.
Man weiß nie, was kommt und muss auf alles vorbereitet sein. Aber das mache den Beruf auch so abwechslungsreich und jedes Mal aufs Neue spannend.